Ein Teamevent soll Kollegen zusammenbringen. Umso unpassender ist es, wenn der Veranstaltungstag mit Parkplatzsuche, verspäteten Mitarbeitern oder komplizierten Fahrgemeinschaften beginnt. Besonders bei größeren Teams sollte die Anreise deshalb Teil der Veranstaltungsplanung sein und nicht erst wenige Tage vorher geklärt werden.
Für Unternehmen kann die Zusammenarbeit mit einem Busunternehmen Berlin eine Möglichkeit darstellen, viele Mitarbeiter gemeinsam von einem zentralen Treffpunkt zur Veranstaltung zu bringen.
Wann lohnt sich eine gemeinsame Anreise?
Besonders sinnvoll kann sie sein, wenn das Ziel außerhalb der Stadt liegt oder schlecht mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist. Auch Veranstaltungen mit einem festen Beginn profitieren von einer abgestimmten Ankunft.
Typische Beispiele sind:
- Betriebsausflüge,
- Workshops,
- Weihnachtsfeiern,
- Sommerfeste,
- Messebesuche,
- Offsites und Seminare.
Teilnehmerzahl rechtzeitig abfragen
Unternehmen sollten möglichst früh klären, wie viele Mitarbeiter tatsächlich teilnehmen. Eine Einladung mit verbindlichem Rückmeldedatum erleichtert die weitere Organisation.
Werden Begleitpersonen eingeladen, müssen auch diese in die Planung einbezogen werden.
Zentraler Treffpunkt oder mehrere Abholstellen?
Ein zentraler Treffpunkt ist organisatorisch am einfachsten. In einer Stadt wie Berlin wohnen Mitarbeiter jedoch teilweise weit voneinander entfernt.
Bei größeren Teams können daher zwei Abholstellen sinnvoll sein. Zu viele Stopps verlängern allerdings die Fahrzeit und erhöhen das Risiko von Verzögerungen.
Arbeitszeit und Reisezeit berücksichtigen
Bei Firmenveranstaltungen können zusätzlich arbeitsrechtliche und organisatorische Fragen eine Rolle spielen. Unternehmen sollten intern klären, wie An- und Abreise behandelt werden und wann Mitarbeiter am Treffpunkt erscheinen sollen.
Klare Informationen verhindern Missverständnisse.
Rückfahrt nicht unterschätzen
Gerade nach Abendveranstaltungen ist der gemeinsame Rücktransport häufig besonders praktisch. Nicht alle Mitarbeiter möchten nach einem langen Event selbst mit dem Auto fahren.
Ein festgelegter Rückfahrtzeitpunkt schafft Planungssicherheit. Bei längeren Veranstaltungen kann gegebenenfalls geprüft werden, ob mehrere Rückfahrten erforderlich sind.
Informationen für das Team bündeln
Vor der Veranstaltung sollte jeder Teilnehmer eine kompakte Übersicht erhalten:
- Datum und Treffpunkt,
- späteste Ankunft am Treffpunkt,
- Abfahrtszeit,
- Adresse der Veranstaltung,
- geplante Rückfahrt,
- Ansprechpartner.
Die gemeinsame Fahrt kann Teil des Events werden
Bei klassischen Betriebsausflügen beginnt das Teamevent nicht erst am Zielort. Schon während der Fahrt entstehen Gespräche zwischen Mitarbeitern, die im Arbeitsalltag vielleicht wenig miteinander zu tun haben.
Damit wird der gemeinsame Transport gleichzeitig zum organisatorischen Werkzeug und zum ersten Programmpunkt.
Fazit
Eine gut organisierte Anreise kann wesentlich dazu beitragen, dass Firmenveranstaltungen entspannt beginnen. Besonders bei großen Teams und Zielen außerhalb des üblichen Arbeitswegs ist ein gemeinsamer Transport eine interessante Option. Entscheidend sind eine frühzeitige Teilnehmerabfrage, ein klarer Treffpunkt und eine genauso sorgfältig geplante Rückfahrt.
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